Cosa fa
L'Ufficio Protocollo - Affari Generali di un comune svolge un ruolo centrale nella gestione e nell'organizzazione delle attività amministrative e degli atti ufficiali. Le sue principali responsabilità includono:
- Ricezione e smistamento della documentazione Riceve tutta la corrispondenza e la documentazione indirizzata al comune, sia in forma cartacea che digitale, e la smista agli uffici competenti per l'istruttoria e la risposta.
- Numerazione e registrazione degli atti Assegna un numero di protocollo univoco a ciascun atto o documento in entrata e in uscita dal comune, registrandoli in un'apposita banca dati per garantirne la tracciabilità e la consultabilità.
- Gestione del protocollo informatico Utilizza software dedicati per la gestione e l'archiviazione digitale degli atti e della corrispondenza, facilitando la consultazione e la ricerca rapida degli atti archiviati.
- Emissione di certificati e atti pubblici Si occupa dell'emissione e della legalizzazione di certificati, atti e documenti pubblici rilasciati dal comune, come certificati anagrafici, attestazioni, dichiarazioni, provvedimenti e delibere.
- Conservazione e archiviazione Gestisce la conservazione e l'archiviazione degli atti e della documentazione, garantendo la conformità alle normative di conservazione e la tutela dell'integrità e della riservatezza dei dati.
- Assistenza agli utenti Fornisce assistenza e informazioni agli utenti e ai cittadini riguardo alla compilazione e alla presentazione di pratiche, domande e istanze, nonché sullo stato di avanzamento delle pratiche in corso.
- Collaborazione con gli altri uffici Collabora con gli altri uffici comunali per garantire la corretta gestione degli atti e la tempestiva risposta alle richieste, facilitando la comunicazione interna e la coordinazione delle attività amministrative.
- Segreteria dei servizi al cittadino Funge da punto di accesso principale per i cittadini e per le aziende che hanno bisogno di interagire con l'amministrazione comunale, fornendo informazioni, ricevendo istanze e segnalazioni, e indirizzando le richieste agli uffici competenti.